Aufbewahrungspflichten

Das gilt weiterhin: Unternehmer müssen ihre Belege zehn, Briefe sechs Jahre lang aufbewahren

Es bleibt beim heiligen Bürokratismus, der gerade Selbständigen oft Sorgen bereitet. Umso besser ist es, die Fristen bezüglich der Aufbewahrung von Daten zu kennen und nicht vorzeitig Unterlagen zu entsorgen. So spart man sich Ärger und die mühsame Suche nach Nachweisen.

Im runden Jahr 2022 findet sich einiges, das endlich weg kann. Man hat vage die Zahl 10 Jahre im Kopf. aber das kann etwas ungenau ausfallen. Was darf nun also 2022 ins Altpapier bzw. in den Shredder? Hier wird es schon einmal kompliziert denn im bald nahenden Januar 2022 heißt es nicht, adieu Unterlagen aus dem dem Jahr 2011, es handelt sich vielmehr um Dokumente, die ihren letzten Eintrag im Jahr 2011 erhielten, ein kleiner aber feiner Unterschied. Ebenso verhält es sich mit Briefen etc., die generell sechs Jahre aufzubewahren sind. Für diese ergibt sich die Deadline Januar 2022, wenn sie per 31.12.2015 verschickt oder erhalten wurden.

Welche Grundlagen finden Anwendung?

Die Fristen basieren dabei auf zwei Arten von rechtlichen Grundlagen. Einmal gilt das Steuerrecht, im anderen Fall das Handelsrecht. Danach werden die Fristen ermittelt. Im Steuerrecht kommt die Abgabenordnung zur Anwendung, bei Vorgängen aus dem Handelsrecht ist es das Handelsgesetzbuch. Beide Gesetzestexte weisen ähnliche Strukturen auf, aber als Geschäftsmann muss man sich vor allen Dingen mit dem Steuerrecht und dessen Vorschriften auskennen.

Die Pflicht zum Aufbewahren von Dokumenten, Rechnungen etc.

Es gilt die so genannte steuerliche bzw. handelsrechtliche Pflicht zur Buchführung und Aufzeichnung. Das heißt, dass private Korrespondenz natürlich nicht darunter fällt, die will niemand sehen. Aber alle Vorgänge, die ein Geschäft betreffen, sind zu archivieren. Also muss jeder, der zum Führen von Büchern verpflichtet ist, die Fristen einhalten. Eine Ausnahme stellen Kaufleute dar, auf die das Handelsrecht Anwendung findet.

Was fällt unter die Pflichten?

Welche Dokumente aufzubewahren sind, ist genau im § 147 der Abgabenordnung festgelegt. Darunter fällt alles, was in punkto Besteuerung relevant sein könnte. Wie erwähnt, wird die Aufbewahrungsfrist so berechnet: Sie beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahrs, in dem sich die letzte Eintragung findet. Dies bezieht sich auf diverse Bereiche, wie die Kosten für das Inventar, Werbung. Man sollte alles, was den Betrieb betrifft, aufbewahren. Wenn Dinge verloren gegangen sind, aufgrund höherer Gewalt, wie Diebstahl oder Feuer , sollte man dies sofort dem Finanzamt mitteilen, denn dadurch kann man seiner Pflicht zum Aufbewahren von Rechnungen etc. nicht im vollen Umfang nachkommen. Nachträglich einen Verlust geltend zu machen, kommt nicht allzu gut an. Im Allgemeinen lohnt es sich aber, alles an einem Ort, chronologisch angeordnet aufzubewahren, am besten in einem Safe.

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