Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen (2020) - Mit Spesen Steuern sparen

Wer täglich geschäftlich auf Reise ist, generiert unweigerlich Mehrkosten. Die Nutzung der Toilette auf einer Raststätte, das Essen im Restaurant sowie Übernachtungen in Hotels sind hierbei lediglich ein kleiner Teil der anfallenden Ausgaben. Derartige Aufwendungen lassen sich jedoch in der Einkommensteuererklärung absetzen. Firmen zahlen ihren Mitarbeitern in diesem Zusammenhang Spesen. Sofern sich die Spesen an dem sogenannten amtlichen Sachbezugswert orientieren, können Mitarbeiter selbstverständlich weitere Kosten nicht von der Steuer absetzen. §9 des Einkommenssteuergesetzes regelt hierbei sehr genau, welche Ausgaben

als Werbungskosten angesetzt werden können.

Wer auf einer Dienstreise jedoch eine Mahlzeit gestellt bekommt, muss mit hoher Wahrscheinlichkeit damit rechnen, dass die Werbungskosten gekürzt werden. In der Regel belaufen sich die Kürzungen auf 20 Prozent für ein Frühstück und für Mittag- sowie Abendessen auf 40 Prozent. Im Fall einer eintägigen Dienstreise entspricht dies einer Kürzung von 2,80 Euro bzw. 5,60 Euro.

Als ein Sonderfall werden nächtliche Dienstreisen behandelt: Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise um 19 Uhr mit seiner Arbeit beginnt und diese um 4 Uhr morgen beendet, kann er die Zeiten von beiden Tagen aufsummieren. Beläuft sich die Arbeitszeit auf mehr als acht Stunden, kann ein Pauschalbetrag in Höhe von 14 Euro angesetzt werden.

Wesentlich toleranter ist das Finanzamt dann, wenn ein Mitarbeiter von externen Geschäftspartner eine Einladung erhält. Ein Geschäftsessen dieser Art hat keinen Einfluss auf die Werbungskosten des Mitarbeiters. Sofern dessen Firma eine Verpflegungspauschale bezahlt, kann er diese dann für sich behalten.

Einige Unternehmen definieren ihre Reisekostenregelung als ein Teil des aufgesetzten Arbeitsvertrages. Da Firmen grundsätzlich nicht dazu verpflichtet sind, an ihre Mitarbeiter Spesen zu bezahlen, können diese die Regel selbst bestimmen. Vorgesetzte können demnach von ihren Mitarbeitern verlangen, dass diese Einladungen angeben und im Anschluss den veranschlagten Tagessatz kürzen. Mitarbeiter müssen eine solche Maßnahme zwar hinnehmen, können jedoch die Differenz zum Jahresende gegenüber dem Finanzamt steuerlich geltend machen.

Ein gängiger Trick beim Frühstück

Mitarbeiter, welche über mehrere Tage geschäftlich unterwegs sind, müssen übernachten. Die Kosten für ein Hotel können ohne die Berücksichtigung von Verpflegung abgesetzt werden. In der Regel weisen die ausgestellten Rechnungen einen Gesamtpreis aus. Handel es sich beispielsweise um eine Tagespauschale, lässt sich der Preis für die Verpflegung kaum feststellen. In einem solchen Fall muss ein Mitarbeiter zwingend den Gesamtpreis um die Verpflegungssätze für ein Frühstück oder Mittagsessen kürzen.

Besonders ungünstig ist es für einen Mitarbeiter dann, wenn die erhaltene Rechnung das Frühstück separat auflistet. Wenn beispielsweise das Zimmer in einem Fünf-Sterne-Hotel 180 Euro kostet und das Frühstück mit 40 Euro zu Buche schlägt, dann kann der Chef 208 Euro erstatten (180 Euro zuzüglich 2x 14 Euro für Verpflegung). Die draus resultierende Differenz in Höhe von 12 Euro bleibt beim Mitarbeiter haften. Das Gleiche gilt auch dann, wenn die Firma die Kosten für eine Übernachtung im Hotel erst gar nicht übernimmt. Ein Mitarbeiter kann in diesem Fall lediglich eine Pauschale von 208 Euro steuerlich ansetzen. Wer mit seinem Ehepartner eine mehrtägige Dienstreise antritt, muss ebenfalls einen Eigenanteil übernehmen. Grundsätzlich akzeptiert das Finanzamt ausschließlich den günstigeren Preis für ein Einzelzimmer.

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