Der Versand elektronischer Rechnungen

Eine elektronische Rechnung ist zulässig

Um einen Vorsteuerabzug vornehmen zu können, ist es erforderlich, dass ein Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung vorlegt. Czech und Ströhlein Steuerberater klären auf, dass die Voraussetzungen auch dann erfüllt sind, wenn die Rechnung elektronisch versendet oder empfangen wird. Das Europarecht bestimmt, dass alle Rechnungen - unabhängig ob sie in Papier oder in digitaler Form vorliegen - den Forderungen der europäischen Richtlinie Art. 217 bis 240 MwStSystRL entsprechen. 

Czech und Ströhlein Steuerberater unterrichten ihre Mandantschaft über die Punkte, die bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung zu beachten sind. 

Welche Anforderungen werden an den Versand einer elektronischen Rechnung gestellt?

Czech und Ströhlein Steuerberater weist darauf hin, dass bei dem Versand einer Rechnung auf elektronischem Weg die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich ist. Die Zustimmung ist an keine bestimmte Form geknüpft. Zwischen dem Versender und dem Empfänger sollte aber geregelt sein, ob ein Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz kommt. 

Die Zustimmung kann vor oder nach dem Rechnungsversand erfolgen. Widerspricht der Empfänger der elektronischen Rechnung oder bezahlt er sie, kann der Versender die Zustimmung unterstellen. Um sich abzusichern, kann der Rechnungsersteller vor dem elektronischen Versand eine schriftliche Bestätigung für die digitale Versendung einholen. Czech und Ströhlein, Steuerberater erklären, dass der Rechnungsersteller hierzu aber nicht verpflichtet wird. 

Lehnt der Empfänger den elektronischen Versand ab, muss der Versender ihm die Rechnung auf postalischem Weg zukommen lassen. Kommt der Ersteller dieser Aufforderung nicht nach, kann der Empfänger berechtigterweise die Zahlung verzögern. 

Bis Jahresmitte 2011 musste eine elektronische Rechnung mit einer zusätzlichen digitalen Signatur versehen werden. Für die Rechnungen, die danach elektronisch versendet wurden, besteht die Option für die elektronische Signatur weiter. Das Bundesministerium der Finanzen stellte aber schon im November 2011 klar, dass hierzu keine Verpflichtung mehr besteht.

Der Empfänger muss eine digitale Rechnung archivieren. Den Vorgaben einer rechtssicheren Archivierung ist genügt, wenn die Eingangsmail samt dem Anhang archiviert wird. Nicht zulässig ist es, eine Rechnung auszudrucken und diese ausschließlich im Papierformat zu archivieren. Auch eine downgeloadete Rechnung muss in unveränderter Form archiviert werden. 

Welche Vorteile sind mit einer elektronischen Rechnung verbunden?

Czech und Ströhlein, Steuerberater zeigen die Vorteile auf, die ein elektronischer Rechnungsversand mit sich bringt.

Der aufwendige Weg über einen Zustelldienst entfällt.

Elektronische Rechnungen müssen weder kuvertiert noch frankiert werden. 

Elektronische Rechnungen müssen nicht in Ordnern ablegt werden.

Der spätere Zugriff auf eine elektronische Rechnung ist schneller möglich als bisher.


Ab 2020 wird die eRechnung Pflicht

Czech und Ströhlein, Steuerberater haben erfahren, dass spätestens gegen Ende des nächsten Jahres alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zur Pflicht werden. Dies gilt nicht nur für Deutschland, sondern für den gesamten europäischen Raum. 

Die Voraussetzung hierfür bildet die E-Rechnungsverordnung, die die damalige Bundesregierung im September 2017 verabschiedet hat. Die Verpflichtung betrifft alle Unternehmen, die im Auftrag des Bundes, der Länder oder auf kommunaler Ebene tätig werden. In erster Linie sind hiervon Unternehmen betroffen, die sich mit dem Bau öffentlicher Immobilien befassen. 

Möchten Sie sich weiter über dieses Thema informieren oder benötigen Sie Unterstützung in einem anderen steuerlichen Bereich, wenden Sie sich gerne an die Berater von Czech und Ströhlein Steuerberater.

Bild: AdobeStock_45994429