Aufbewahrungsfristen - Werden sie nicht eingehalten, drohen hohe Strafen

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Geschäftsunterlagen und weitere Belege aufzubewahren. Je nachdem, um welche Dokumente es sich handelt, sind unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Czech und Ströhlein Steuerberater zeigt seinen Mandanten auf, welche steuerlichen Unterlagen nach der Abgabenordnung aufzubewahren sind und mit welchen Sanktionen der Unternehmer rechnen muss, wenn er der Verpflichtung nicht nachkommt. 

Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen

Für Steuerunterlagen sind die Aufbewahrungsfristen in der Abgabenordnung geregelt. Nach § 147 Abgabenordnung sind zwei Aufbewahrungsfristen relevant. Für die folgenden Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

-Bücher und Aufzeichnungen

-Kontoauszüge und andere Bankunterlagen

-Darlehensunterlagen (nachdem der Vertrag abgelaufen ist) 

-Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn– und Verlustrechnung, Lagebericht)

-Eröffnungsbilanzen

-Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

Nachfolgende Unterlagen müssen von dem Unternehmer mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden:

-Geschäftsbriefe

-sonstige Unterlagen, die steuerliche Relevanz besitzen

Zu der letzten Gruppe gehören Auftragsbestätigungen und Angebote, aber auch Mahnungen, Versicherungspolicen und Verträge. 

Czech und Ströhlein Steuerberater weist seinen Mandanten darauf hin, dass auch in anderen Gesetzen Regelungen zur Aufbewahrung von Dokumenten getroffen wurden. Sind die Bestimmungen im Handelsgesetzbuch, im Umsatzsteuergesetz, im Vierten Sozialgesetzbuch oder im Mindestlohngesetz jedoch kürzer, gelten die der Abgabenordnung.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist? 

Czech und Ströhlein, Steuerberater geben Auskunft, dass die Aufbewahrungsfristen nicht einfach berechnet werden können. Vom Grundsatz her beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem das Dokument entstanden ist. Wird der Jahresabschluss einer GmbH für das Jahr 2018 im März 2019 erstellt, ist das Dokument im Jahr 2019 entstanden. Hiernach beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem 01. Januar 2020. Sie endet am 31.12.2029. Czech und Ströhlein, Steuerberater rät deshalb den Unternehmer dazu, die Unterlagen besser noch ein oder zwei Jahre länger aufzubewahren. Sollten Zweifel bestehen, stehen Czech und Ströhlein, Steuerberater gerne als fachkundiger Ansprechpartner zur Verfügung.

In welcher Form sind Belege und Dokumente aufzubewahren? 

Czech und Ströhlein, Steuerberater erläutern, dass für die Aufbewahrung kein Archiv angemietet werden muss. Der Gesetzgeber fordert, dass Jahresabschluss, Steuererklärungen und andere Belege dem Finanzamt in digitaler Form vorliegen müssen. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die Dokumente revisionssicher sind. Dies bedeutet, dass die Unterlagen ordnungsgemäß und vollständig sind. Ein besonderes Augenmerk wird bei der revisionssicheren Aufbewahrung darauf gelegt, dass die Dokumente vor Veränderung, Verfälschung und Verlust geschützt werden. Darüber hinaus müssen sie nachvollziehbar und prüfbar sein. 

Welche Konsequenzen drohen, wenn gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen wird?

Czech und Ströhlein, Steuerberater macht auf die Konsequenzen aufmerksam, die einem Unternehmer bei Verstoß gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten drohen. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchführungspflicht vorliegt. Die rechtlichen Konsequenzen sind in der Abgabenordnung und im Strafgesetzbuch geregelt. Sollte der Unternehmer keine Bücher und andere Aufzeichnungen vorlegen können, ist das Finanzamt gemäß § 162 Abgabenordnung dazu berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Czech und Ströhlein, Steuerberater lässt nicht unerwähnt, dass eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten im schlimmsten Fall den Tatbestand der Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung erfüllt. Dies kann für den betroffenen Unternehmer eine hohe Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe nach sich ziehen. 

Bestehen weitere Fragen zu diesem oder anderen steuerrelevanten Themen stehen Ihnen die Kollegen von Czech und Ströhlein, Steuerberater gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.

 Bild:   AdobeStock_257803593